مركز التوثيق و المعلومات

 ما يقوم به مركز التوثيق :

1- جمع البيانات.

2- ترتيب الوثائق بالملفات وعمل فهرس لكل ملف.

3- تغطية طلبات الخدام من المركز.

عمل التقارير الآتية :

– تقرير الكورسات الصيفية مع عمل مقارنة لمدة من 1999

– تقرير المؤتمرات سنويا .

– تقرير سنوى للأسر الجامعية  .

– التقارير الشهرية لتغطية أخبار الأسقفية بالكرازة. – كتاب شامل لأنشطة الأسقفية    لكل عام.

طريقة جمع البيانات :

يتم ذلك من خلال مجموعة من الإستمارات والنماذج بهدف مساعدة المجموعات فى تنظيم بياناتهم، وتشجيع أنشطتهم، فى هذه النماذج يقوم المركز بتوفيرها للمجموعات. وهذه بعض الأمثلة:

1- النماذج التى تقدم لمركز تدريب خدام الشباب :

1- دفتر بيانات الدارسين.

2- دفتر عنوان الدارسين.

3- دفتر بيانات الدارسين بالمراسلة.

4- دفتر متابعة الدارسين بالمراسلة.

5- دفتر بيانات المحاضرين سنة.

6- دفتر جدول الكورسات سنة.

7- دفتر نتيجة الدارسين.

8- دفتر نشاط المركز.

9- دفتر المراكز المنشأة.

10- دفتر بيانات الكنائس.

2- النماذج التى تقدم للكورسات الصيفية :

1- إستمارة الدارسين. 2- إستمارة المحاضرين. 3- استمارة الموضوعات.

4- استمارة حضور وغياب. 5- نتيجة الدارسين. 6- مطبوعات الكورس.

3- النماذج التى تقدم لمؤتمرات الأسقفية :

1- أسماء المشاركين. 2- أسماء الآباء الكهنة. 3- إستمارة الموضوعات.

4- أنشطة المؤتمر. 5- البيانات المتاحة للمؤتمر. 

4- نماذج خاصة بالكتب :

1- نشر الكتاب. 2- تدريس الكتاب. 3- نشر الكتاب (تقرير شهر..).

4- جدول متابعة توزيع الكتب. 5- الكتب المطبوعة… الشهر. 

5- نماذج خاصة بالرسائل :

1- رسالة الشباب الكنسى. 2- أغصان (شباب تحت العشرين). 3- الكلمة (رسالة خدام الشباب).

6- لجنة خدمة المكتبات :

1- استمارة الدارسين. 2- استمارة المحاضرين. 3- استمارة الموضوعات.

4- نتيجة الدارسين. 5- استمارة حضور وغياب. 

7- مركزى الكمبيوتر:

8- اللقاءات الروحية للمراحل والمجموعات المتخصصة :1- نشاط لليوم الواحد. 2- نشاط لأكثر من يوم.

9- الأسر الجامعية (تقرير شهر… سنة).

 10- أنشطة الأحياء (نشاط الشهر…).

11- المتابعة الشهرية للإيبارشيات :1- المتابعة الشهرية للإيبارشيات. 2- لقاءات نصف العام.

12- مركز الوسائل السمعية والبصرية.

فى مجال قواعد البيانات :

– عمل قواعد بيانات صغيرة لفرز البيانات وإستخراج النتائج (المؤتمرات – الكورسات الصيفية – الأسر الجامعية).

– قاعدة البيانات العامة للأسقفية.

جارى استكمال :

– أولاً: الجزء العام من قاعدة البيانات وتشمل: بيانات الإيبارشيات – بيانات

الكنائس والخدمات الموجودة بها – بيانات الأساقفة – بيانات الكهنة – بيانات الخدام

الذين تتعامل معهم الأسقفية – بيانات خدام الأسقفية – بيانات مخدومين الأسقفية.

– ثانياً: قاعدة بيانات لمركز تدريب الخدام. – ثالثاً: قاعدة بيانات التوظيف باللجنة الإقتصادية.

– رابعاً: قاعدة بيانات مركز الإسطوانات C.D. – مركز شرائط الفيديو – مركز شرائط الكاسيت.

– خامساً: قاعدة بيانات لمركز التوثيق المعلومات.

– سادساً: قاعدة بيانات برنامج لحجز القاعات والأماكن والأجهزة الخاصة بالأسقفية

للمجموعات والأنشطة المختلفة.

– سابعاً: قاعدة بيانات للمجلات الثلاث: (الشباب الكنسى – الكلمة – أغصان) والمجلة

الإلكترونية (Angelos).

عروض تقديمية Presentation :

1- عرض تقديمى عن الكورسات الصيفية المتخصصة فى الإفتتاح والختام.

2- عرض تقديمى عن لقاءات تثبيت عقيدة يتم عرضه فى مؤتمر تثبيت العقيدة بدير الأنبا ابرآم بالفيوم.

4- عرض تقديمى عن خدمة جامعة يتم عرضه فى مؤتمر خدام جامعة بالعجمى.

5- عرض تقديمى عن لقاء المكرسات يتم عرضه فى المؤتمر بالعجمى.